Le guide complet du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété : un acteur indispensable

Le syndic joue un rôle central dans la vie des propriétaires en France. Il est le représentant légal de la copropriété et assure la gestion de celle-ci au quotidien. Toute copropriété, même de petite taille, doit obligatoirement être dotée d’un syndic.

Cependant, plusieurs modèles de gestion existent, chacun présentant des avantages et des limites. Ils permettent d’adapter l’organisation de la copropriété à sa taille, à ses besoins et au niveau d’implication souhaité par les copropriétaires. Ce guide vous présente l’essentiel pour bien comprendre le fonctionnement de la gestion en copropriété et choisir le modèle le mieux adapté à votre situation.

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

La loi du 10 juillet 1965 définit le syndic comme la personne — physique ou morale — chargée de l’administration des parties communes et de la gestion financière de la copropriété.

Il détient une responsabilité juridique importante :

• il représente légalement le syndicat des copropriétaires
• il peut agir en justice au nom de la copropriété.

Les missions du syndic de copropriété

Le syndic doit assurer une gestion administrative, juridique, financière et technique complète. Pour cela, il doit disposer de solides connaissances en droit de la copropriété, en comptabilité, et en gestion de travaux. Selon la taille de la copropriété, certaines missions peuvent être simplifiées pour éviter une gestion trop lourde ou coûteuse. Les modèles non-professionnels, comme le syndic bénévole ou coopératif, sont notamment adaptés aux petites copropriétés. Certains acteurs proposent aujourd’hui les trois modèles avec une offre moderne et digitale.

Le syndic est-il obligatoire ?

Oui. Chaque copropriété doit légalement être administrée par un syndic. En cas de vacance de syndic, les copropriétaires doivent rapidement agir pour rétablir une gouvernance normale.

Depuis la loi Macron du 6 août 2015 :

• tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale afin d’élire un nouveau syndic
• si aucune AG ne peut être réunie, il est possible de saisir le tribunal judiciaire afin qu’un administrateur provisoire soit nommé.

Les obligations du syndic : ce que dit la loi

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 définit les missions essentielles du syndic, concernant notamment:

1. La gestion administrative

• immatriculer et mettre à jour annuellement les données de la copropriété auprès du Registre National des Copropriétés (RNC)
• convoquer et organiser l’assemblée générale annuelle
• gérer les mutations de lots, c’est-à-dire les changements de propriété au sein de l’immeuble.

2. La gestion financière

• préparer le budget prévisionnel
• tenir la comptabilité de la copropriété
• ouvrir un compte bancaire dédié pour garantir la transparence et sécuriser les fonds.

3. La représentation en justice

Le syndic défend les intérêts de la copropriété en justice pour toutes les formes de litiges (travaux, fournisseurs, contentieux, etc.).

4. L’entretien et les travaux

• les travaux d’entretien courant
• les opérations de rénovation ou de mise en conformité ;
• la maintenance des parties communes.

Extranet de copropriété : une obligation légale

Depuis la loi ELAN (23 novembre 2018), chaque syndic doit mettre à disposition des copropriétaires un extranet sécurisé, accessible et gratuit contenant notamment :

• règlement de copropriété
• carnet d’entretien
• comptes du syndicat
• appels de fonds et décomptes de charges
• procès-verbaux d’assemblées générales (3 dernières années)
• contrats d’entretien.

L’absence d’extranet peut constituer un manquement susceptible d’entraîner la non-reconduction du mandat ou une action judiciaire.

Bon à savoir :

Les copropriétaires peuvent révoquer un syndic en cas de faute grave ou décider de ne pas renouveler son mandat s’ils ne sont pas satisfaits.

Les exigences légales pour exercer en tant que syndic professionnel

Un syndic professionnel doit impérativement disposer de :

1. Une carte professionnelle

Délivrée par la CCI, elle garantit les compétences nécessaires pour gérer une copropriété.

2. Une assurance de Responsabilité Civile Professionnelle

Elle couvre les erreurs, omissions et négligences éventuelles du syndic.

3. Une garantie financière

Elle sécurise les fonds détenus pour le compte de la copropriété.

‍Les différents types de syndics : professionnel, bénévole ou coopératif

Syndic professionnel

Le plus courant en France. Il assure une gestion complète contre honoraires versés via les charges de copropriété.

Avantages :

• expertise juridique ;
• garantie financière ;
• assurance responsabilité civile.

Inconvénients :

• honoraires parfois élevés ;
• manque de réactivité ;
• gestion opaque dans certains cas.

Syndic bénévole

Il s’agit d’un copropriétaire élu en assemblée générale qui détient la qualité de syndic et qui assure la gestion de la copropriété. Les copropriétaires peuvent décider d’octroyer une rémunération au syndic bénévole par un vote en assemblée générale à la majorité absolue. Dans ce cas, le montant de la rémunération sera imposé au titre des bénéfices non commerciaux (BNC) et ne devra pas excéder les revenus principaux du syndic bénévole.

Syndic coopératif

Il s’agit d’un mode de gestion collégiale où le conseil syndical assure les missions du syndic. Bien que l’ensemble des conseillers syndicaux puissent se répartir les tâches de gestion en fonction de leurs affinités, c’est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic. Il est aussi appelé président-syndic.

Dans le modèle de syndic bénévole ou coopératif, les copropriétaires participent activement à l'entretien et à la prise de décisions relatives à l’immeuble. Cela permet généralement de renforcer la convivialité au sein d’un immeuble, mais aussi de permettre une gestion plus personnalisée, plus proche des besoins spécifiques de la copropriété.

Le contrat de syndic : points clés à connaître

Encadré par la loi ALUR (2014), le contrat de syndic doit comporter des informations essentielles pour assurer transparence et compréhension des engagements pris. Il doit nécessairement se baser sur le modèle du contrat-type de syndic de copropriété, avec notamment :

• la durée du mandat (comprise entre 1 et 3 ans)
• la rémunération et les prestations incluses (honoraires et éventuels frais annexes)
• la liste des missions et responsabilités du syndic
• les modalités de révocation (des dispositions en cas de révocations ou de démissions doivent être prévues).

La grille tarifaire obligatoire pour les syndic professionnels

Depuis une loi du 22 janvier 2022, les syndics professionnels doivent remettre aux copropriétaires une fiche d’information standardisée sur le prix et les prestations qu’ils proposent, en plus du projet de contrat de syndic. Les informations qui doivent figurer sur cette grille tarifaire sont :

• Les principaux éléments sur l’identification du contrat du syndic
• Les éléments sur la copropriété concernée
• La durée du contrat
• La quotité des heures ouvrables et les horaires de disponibilité
• Le contenu du forfait
• Les prestations particulières non comprises dans le forfait, en précisant si elles sont rémunérées au temps passé ou leur tarif forfaitaire total proposé : prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires, aux travaux et aux études techniques, aux litiges et contentieux
• La tarification pratiquée pour les principales prestations applicables au seul copropriétaire concerné.

Bon à savoir :

Lorsqu’une copropriété neuve voit le jour, le promoteur immobilier doit désigner un syndic provisoire pour une durée d’un an. A l’issue de ce mandat, le syndic provisoire doit obligatoirement convoquer une assemblée générale afin de permettre aux copropriétaires d’élire un nouveau syndic.

Comment bien choisir son syndic de copropriété ?

Pour choisir un syndic qui réponde à vos attentes, il convient de se poser des questions importantes pour mettre en concurrence les différents modèles.

Faire le choix de son modèle de gestion

• Le syndic professionnel : personne physique ou moral externe à la copropriété à qui l’on confie la gestion de sa copropriété.
• Le syndic bénévole : un des copropriétaires prend à sa charge la qualité de syndic et s’occupe des mêmes missions.
• Le syndic coopératif : c’est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic. Cependant, il s’agit ici d’une gestion collégiale où tous les membres du conseil peuvent se répartir les missions en fonction de leurs affinités.

Le coût d’un syndic de copropriété

Le syndic professionnel s’occupe de la gestion de la copropriété en échange d’honoraires. En France, on considère que ceux-ci varient entre 120€ et 200€ par an et par lot en moyenne. Lorsque l’on est dans une copropriété de petite taille, il peut être intéressant de s’orienter vers des modèles bénévoles et coopératifs afin de limiter les coûts. Depuis quelques années, des acteurs du secteur ont développé des solutions pour accompagner les syndic bénévoles et coopératifs dans leur gestion du quotidien et proposer une aide juridique, comptable et juridique grâce à des experts.

Réactivité et communication du gestionnaire de la copropriété

Lorsque vous faites appel à un syndic professionnel, le gestionnaire est tenu de se déplacer dans la copropriété une à deux fois par an mais les autres déplacements peuvent être facturés. A l’inverse, avec un syndic bénévole ou coopératif, le gestionnaire réside le plus souvent sur place. Il peut donc répondre plus rapidement et facilement en cas de problème. Il n’a par contre pas toujours les bonnes connaissances ou les bons réflexes à adopter immédiatement.

En moyenne, un gestionnaire professionnel gère entre 40 et 60 copropriétés en même temps ce qui peut augmenter drastiquement le temps de réponse et d’échanges. De plus, si vous êtes dans une petite copropriété, vous pourriez être mis au second plan par le professionnel. Là encore, les deux autres options peuvent s’avérer plus intéressantes pour garder un contact régulier avec votre gestionnaire.

Comment changer de syndic ?

Pour changer de syndic de copropriété, vous devez respecter quelques étapes et règles clés afin d’effectuer un changement en bonne et due forme :

• Demander à votre syndic actuel d’ajouter à l’ordre du jour la résolution pour changer de syndic. Cela devra se faire après la révocation ou le non-renouvellement du syndic actuel. La demande doit être faite par n’importe quel copropriétaire au plus tard deux mois avant l’assemblée générale
• Lors de l’assemblée générale, le syndicat des copropriétaires vote le changement de syndic à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965. Dans les faits, la résolution doit obtenir au moins la moitié des tantièmes. Si ce n’est pas mais que la résolution a obtenu un tiers des tantièmes alors on organise un second vote au cours duquel la majorité simple est requise.
• Dès lors qu’un nouveau syndic est élu, c’est ce dernier qui reprend le déroulé de l’assemblée générale. Par la suite, il y a une période de passation entre les deux syndics. Les délais de restitutions des pièces par le syndic sortant sont régis par l’article 15 de l’ordonnance 2019-1101 du 30 octobre 2019 et ils sont les suivants :
  • Eléments bancaires essentiels (trésorerie, références des comptes bancaires) : 15 jours après la tenue de l’assemblée générale
  • Documents et archives en version papier ou dématérialisée (contrats et document techniques relatifs à l’immeuble) : 1 mois après la tenue de l’assemblée générale
  • Etat des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture : 2 mois supplémentaires après la tenue de l’assemblée générale